Seit dem Jahr 2007 haben wir mehrere Epochen rund um das Anmeldeverfahren miterlebt.

Epoche „Old School“

In den ersten Jahren hatten wir Zettel in der Herz-Jesu-Kirche ausgelegt. Man konnte sich diese dort abholen, ausfüllen und bei einem der Mitglied des Vorbereitungsteams abgeben. Anfangs war das entspannt. Die Teilnehmer haben überwiesen und alles war gut.

Epoche „Online-Banking vs. Papier-Überweisung“

Der Zuspruch rund um das Vater.Kind.Zeltlager steigerte sich im Laufe der Jahre. Die Plätze waren heiß begehrt. Wir gaben die Regel aus, das die Reihenfolge des Geldeingangs als Grundlage zählen würde, wenn zu viele Anmeldungen eingehen würden.

Wir hatten aber nicht bedacht, dass die Reihenfolge im Online-Banking und auf den gedruckten Kontoauszügen nicht gleich war. Jemand der von Sparkasse zu Sparkasse am Montag überwiesen hatte, tauchte früher in unserem Online-Banking auf. Jemand der am Samstag vorher eine Papierüberweisung bei der Volksbank abgegeben hatte, tauchte erst am Dienstag im Online-Banking auf. Die Reihenfolge auf den gedruckten Kontoauszügen erschloss uns nicht wirklich.

Epoche „Online-Anmeldung“

Durch das Chaos rund um das Thema Reihenfolgen des Geldeingangs haben wir die Anmeldung für das Vater.Kind.Zeltlager komplett von Papier- auf Online-Anmeldung umgestellt. Durch ein selbst programmiertes webbasiertes Anmeldeverfahren, wird die Reihenfolge des Anmeldeeingangs exakt festgehalten. Mit diesem Verfahren haben wir einige Jahre gut arbeiten können.

Doch die Anzahl Personen, die mit im Vater.Kind.Zeltlager dabei sein wollen, ist von Jahr zu Jahr immer weiter angestiegen. Irgendwann haben wir die Option einprogrammiert, dass automatisch eine Warteliste eröffnet wird, wenn die maximale Anzahl Teilnehmer erreicht ist.

Epoche „neuer Versuch“

Im Jahr 2015 war innerhalb von wenigen Minuten(!) die Warteliste eröffnet. Einen regelrechten Ansturm an Anmeldungen erlebten wir. Letztlich hatten wir mehr als 15 Väter mit ihren Kindern auf der Warteliste. Das war besonders schmerzlich, weil langjährige Teilnehmer und in Alt-Georgsmarienhütte sehr engagierte Väter mit dabei waren. Im Gegenzug hatten wir aber Teilnehmer auf dem Zettel, die uns vollkommen unbekannt waren und/oder auch aus mehreren Kilometer entfernten Orten stammten. Das hat uns zum Grübeln angeregt.

Auf der einen Seite möchten wir möglichst vielen Vätern mit ihren Kindern die Teilnahme an unserem Vater.Kind.Zeltlager ermöglichen. Auf der anderen Seite haben wir eine Limitierung aufgrund der Begebenheiten auf dem gebuchten Zeltplatz in Melle-Meesdorf. Im vergangenen Jahr haben wir die Kapazitäten voll ausgereizt. Würden wir mir mehr Personen fahren wollen, hätten wir die Auflage zu bewerkstelligen für weitere, mobile sanitäre Anlagen zu sorgen. Und das ist eine Grenze, die wir für eine ehrenamtlich organisierte Wochenendveranstaltung nicht überschreiten wollen.

Für das Jahr 2016 haben wir das Anmeldeverfahren entzerrt und einen Zeitraum von 14 Tagen eingerichtet. So haben wir den „Druck“ etwas raus genommen. Im Jahr 2016 hat das aus unserer Sicht wunderbar geklappt. Daher werden wir dieses Verfahren im Jahr 2017 auch wieder anwenden.

Die Details zum Anmeldeverfahren 2017 haben wir natürlich beschrieben.